• Automatiseerimine
  • Nipid ja trikid

Kuidas toimub digiteerimine automaatse digiteerimistarkvaraga?

Digiteerimine ja e-arvetele üleminek tõotavad vabastada Eesti raamatupidajad ning mikroettevõtjad käsitsi ostuarvete andmete raamatupidamistarkvarasse sisestamisest. Käsitsi tuleb sisestada kõigi ostuarvete ja kviitungite andmed, mis on paberil või e-kirja manusena saabunud. Need formaadid ei ole masinloetavad, erinevalt Eesti e-arve XML formaadist.

Kas teha ise andmesisestust või mitte?

Andmesisestusest vabanemise olulisusest saavad aru ettevõtjad, kes on raamatupidaja asemel ise proovinud osutarvete andmeid sisestada. Sadade klientidega raamatupidajal on andmesisestuse automatiseerimine peamine eeldus kvaliteetse teenuse pakkumiseks. See võimaldab vabastada aega kliendi majandustegevuse sisusse süvenemiseks ja professionaalse konsultatsiooni pakkumiseks. Vastasel juhul müüb raamatupidaja lihtsalt kallist andmesisestusteenust. Leiame, et kaasaegne raamatupidaja ei peaks andmesisestusele aega raiskama. Loe selle kohta lähemalt meie artiklist, mis ilmus raamatupidaja.ee portaalis.

E-arvetele üleminek lähiaastate küsimus

E-arvetele üleminek on unistus, mis võib lähiaastatel teoks saada. Selleks peavad raamatupidamistarkvarad hakkama kasutajate loodud müügiarveid automaatselt e-arvena saatma. Kirjutasime sellest täpsemalt raamatupidaja.ee lugejatele novembris ilmunud artiklis. Soovitame ettevõtjatel ja raamatupidajatel selle protsessi kiirendamiseks nõuda oma raamatupidamistarkvaralt e-arvete tuge ja oma hankijatelt e-arveid. Küllap saab esimeste teavituste peale kummalisi vastuseid ja eksikombel e-arveks peetavaid PDF faile, kuid täpse selgitustöö tulemusena võiksid kõik partnerid e-arved enda jaoks avastada.

Andmesisestuse automatiseerimine digiteerimistarkvaraga

E-arvete laiema levikuni on andmesisestusest vabanemiseks võimalik kasutada digiteerimistarkvara või -teenust, mis aitab PDF ostuarvetelt ja pildistatud kviitungitelt leida kõik vajalikud andmed raamatupidamiskandeks. Andmesisestuse automatiseerimine võimaldab raamatupidajal teenindada rohkem kliente ning samal ajal tegeleda oma erialase täiendamisega. Märkimata ei saa jätta kõrge kvalifikatsiooniga raamatupidajate soovimatust andmesisestust teha. Tavapäraselt lahendatakse see assistentidega, kelle töö sisuks ongi klientidelt laekuvate dokumentide sisestamine raamatupidamistarkvarasse.

Millised andmed leiab digiteerimistarkvara ostuarvetelt automaatselt?

Digiteerimistarkvara poolt pakutava toe selgeks saamiseks on hea teada seda, milliseid andmeid suudab tarkvara ise ostuarvetelt leida. Teeme selle selgeks kasutades ühte näidisarvet.

Antud näidisarve puhul leiab Envoice’i digiteerimistarkvara järgmised andmed:

  • Arve saatja nimi
  • Arve saatja registrikood
  • Arve saatja aadress
  • Arve saatja käibemaksukohustuslase number
  • Arve number
  • Arve kuupäev
  • Arve maksetähtaeg
  • Arve viitenumber
  • Arve saatja pangakonto
  • Arve käibemaksumäär
  • Arve netosumma
  • Arve käibemaksusumma
  • Arve brutosumma

Osade andmete leidmiseks kasutatakse müüja nime ja registrikoodi abil andmekaevet tarkvara andmebaasis ja äriregistrites. Välismaiste hankijate puhul võivad tulemused erineda. Kõige olulisem on meeles pidada, et ostuarve andmete leidmisel on automaatne digiteerimine alati vähem täpne kui inimesest digiteerija, kes suudab tuvastada uued formaadid ja riigid koheselt. Täpsema tulemuse saavutamiseks soovitame järelkontrolliga digiteerimisteenust, mille puhul ei pea ise kontrollima digiteerimistarkvara töö tulemusi. Digiteerimise kohta saad rohkem infot siit artiklist.

Kuidas andmed raamatupidamistarkvarasse jõuavad?

Digiteeritud arvete andmed saad raamatupidamistarkvarasse automaatselt üle liidestuse või käsitsi importfailiga. Envoice võimaldab digiteeritud ostuarvete andmeid eksportida nii CSV failina kui ka Eesti e-arve 1.2 formaadis XML failina.