• Automatiseerimine
  • Nipid ja trikid

Kulude haldamine Envoice’ga. Kulu- ja lähetusaruande koostamine.

Kuludokumentidega tegelemise protsess võib ettevõtetes olla ajamahukas – kõik kviitungid ja ostuarved tuleb aruandluse ajaks töötajatelt kokku koguda, korrastada ning raamatupidamisprogrammi sisestada. Raamatupidamisprogrammid ise automatiseeritud andmesisestamise lahendusi ei paku, seega tuleks kuludokumentide menetlemiseks vaadata raamatupidamisprogrammidega ühilduvaid tugiteenuseid.

Envoice digiteerimise tarkvara abil saab muuta masinloetavaks kõik arve- ja kuludokumendid. Kuludokumendid on tavaliselt PDF või JPG formaadis ning edastatud e-maili, mobiiltelefoniga pildistamise või Envoice tarkvarasse üleslaadimise teel, millele järgneb digiteerimise protsess, kas automaatne või järelkontrolliga (Envoice paketid Lite või Standard). Kui ettevõte soovib kasutada ka Eesti e-arvete saatmise ja vastuvõtmise teenust, saab selle Envoice tarkvaras mugavalt sisse lülitada.

Digiteerimisteenus on aga vaid üks osa elektroonilist kulude haldust võimaldavast tarkvarast ning kui kuludokumendid on elektroonilisele kujule viidud, on peamine küsimus, kuidas neid mõistlikult kontrollida ja kinnitada, aruandeid moodustada, kulusid jaotada, arhiveerida ning välja maksta. Kulude kontroll ja kinnitamine peaksid olema lahendatud mugava elektroonilise kinnitusringiga, mille käigus juhtkonna ja raamatupidajate koostöös otsustatakse, et tehtud kulud on korrektsed ja need võib kulude tegijatele välja maksta.

Envoice pakub võimsat kulude haldamise moodulit, mis pakub täislahendust kuludega tegelemise protsessile.

 

Kulude moodul võimaldab teha järgmisi toiminguid:

  • Kviitungite või ostuarvete pildistamine, kasutades nutitelefoni. Pildistatud kviitungitest on võimalik edasi luua nii majanduskulude kui ka lähetusaruandeid või muuta kviitungid ostuarveteks ning saata ostuarvete menetlemise protsessi;
  • kuludokumente arvutist üles laadida ning kasutada neid aruannetes;
  • lähetustaotluste koostamine enne lähetusele minekut ja lähetustaotluse kinnitamine kinnitusringis;
  • lähetusaruannete koostamine nii üksikisikule kui ka grupilähetusena;
  • lähetusaruannetega on võimalik siduda ka ostuarveid, nagu näiteks ettevõtte poolt juba varem arve alusel tasutud lennupiletid või hotell;
  • majanduskulude aruannete koostamine ja kinnitamine Envoice’i kinnitusringis.

 

Kuidas koostada kulu- ja lähetusaruannet?

 

Kulude haldamise protsessis on üks olulisemaid väljundeid korrektse kuluaruande koostamine.

Envoice võimaldab koostada majanduskulude- ja lähetusaruandeid kas mobiiltelefoni vahendusel või veebiaplikatsioonis.

Mobiiltelefoni vahendusel saab mugavalt üles pildistada kõik kuludega seotud kviitungid, mis aruandesse lähevad, seejuures saab uue aruande koostamise valida juba enne pildistamise alustamist. Nii liiguvad pildistatud kviitungid kohe loodud aruandesse.

 

Envoice pakub uue kuluaruande koostamisel järgmiseid võimalusi:

  • Aruannet on võimalik koostada nii endale kui kellegi teise eest.
  • Kuluaruandesse saab valida kõiki kviitungeid, mis on salvestatud arvutisse või juba saadetud Envoice’i.
  • Kulusid saab jaotada erinevate osapoolte vahel ning kui süsteemis on märge, et on lubatud ka põhjendamata kulujaotus, siis saab maha arvata isiklikud kulud, mida ettevõte ei kata.
  • Kuluaruande valmides saab saata selle kinnitusringile, kas ühekaupa kinnitaja valides või kinnitusringi malle kasutades.
  • Lähetusaruande eripäraks on võimalus koostada see mitmele inimesele korraga (nn grupiaruanne).
  • Lähetusaruandele saab lisada ka ostuarveid. Selleks tuleb ostuarvel teha vastav märge, et see on seotud aruandega ning aruande vaates valida õige ostuarve välja. Ostuarvete lisamist lähetusaruandesse saab teha enne kinnitusringile saatmist.
  • Kuluaruannetele saab valida erinevaid makseviise. Ühes kuluaruandes saab olla nii kviitungeid, mis on tasutud töötaja enda poolt, kui ka ettevõtte kaardiga.
  • Envoice pakub ka autokompensatsiooni lisamise võimalust.
  • Samuti on võimalik lisada kuludokumente, millel on ainult osaliselt kompenseeritavad kulud. Edasised arvutused, kui palju ja kellele ettevõte tasuma peab, teeb juba Envoice.
  • Kuluaruandeid on peale nende kinnitamist Envoice tarkvaras mugav üle vaadata ja vajadusel originaaldokumente arhiivist sirvida.

 

Kulu- ja lähetusaruannete koostamine on Envoice tarkvara abil kiirem ja mugavam. Andmete tuvastamine ja mallide rakendamine muudavad kuluaruannetega tegelemise protsessi ettevõttes läbipaistvaks ja lihtsaks.

 

Täpsemalt saab kulude haldamisest ja aruannete koostamisest lugeda meie kasutusjuhenditest:

Lähetused- ja majanduskulud

Kuluaruanne

Lähetusaruanne

 

Või vaata lähemalt meie kuluhalduse veebilehelt.