• Nipid ja trikid

Raamatupidamisbüroo moderniseerimine Envoice’iga

Envoice’i tiim on aasta jooksul kohtunud paljude Eesti raamatupidamisbüroodega. Proovime oma kogemuse kirja panna üheks kasulikuks looks raamatupidamisbüroo uuele tehnoloogilisele tasemele viimiseks. Loo keskmes on raamatupidaja ja kliendi suhe, sh omavaheline infovahetus ja kliendile lisaväärtuse loomine pelga andmesisestuse asemel. Selle efektiivsemaks muutmine on digiteerimis- ja arvemenetlustarkvara Envoice kasutamisest kerkiv tehnoloogiline võimalus. Ostuarvete andmesisestusest vabanemine ja efektiivne arvemenetlus on raamatupidamisbüroo puhul eeldus suurema käibe saavutamiseks sama töötajate arvu juures. Kliendi puhul loob see eelduse suuremaks rahuloluks reaalajas pakutava sisukama teenusega.

Kuidas Envoice kasutusele võtta?

Kui raamatupidamisbüroo küsib meilt, kuidas alustada Envoice’i kasutamist, selgitame alati välja nende klientide ja raamatupidajate tänased töövõtted ja meie tarkvarast soovitavad arengud. Selleks küsime mõned küsimused, mis juhatavad meid õigele teele nii vajalike moodulite kui ka pakettide osas.

Kuidas käib kliendi ostuarvete ja kviitungite andmesisestus?

Vähesed raamatupidamisbürood kasutavad kuludokumentide andmesisestusest vabanemiseks digiteerimistarkvara või -teenust. Enne Envoice’i turule tulekut pole see olnud assistentide pidamisest oluliselt soodsam ja kiirem. Lisaks on ajalooliselt olnud selleks vaja eraldi lepinguid sõlmida vanamoodsate digiteerimisteenuse pakkujatega. Uue kliendi jaoks digiteerimistarkvaras ettevõtte konto loomine pole kunagi varem olnud 5 minuti töö iseteeninduskeskkonnas.

Meieni jõudnud raamatupidamisbüroode puhul on selge, et soovitakse personal kuludokumentide andmesisestusest vabastada. Selleks on palju erinevaid põhjuseid, millest kirjutame lähemalt selles artiklis.

Kas digiteerida automaatselt või kasutada järelkontrolliga digiteerimisteenust?

Digiteerimise puhul on peamine tarkvaralise automaatdigiteerimise ja järelkontrolliga digiteerimisteenuse vahel valiku tegemine. Digiteerimise hingeeluga tutvumiseks soovitame vaadata meie põhjalikku ülevaadet digiteerimistehnoloogiast. Automaatdigiteerimine ei ole 100% täpne ning ostuarvete andmeid tuleb ise kontrollida Envoice’i pilvetarkvaras. Enne kõigi kohustuslike väljade korrektset täitmist ei saada Envoice ostuarve andmeid raamatupidamistarkvarasse. Millised andmed Envoice suudab automaatselt tuvastada, on täpsemalt lahti seletatud siin artiklis.Järelkontrolli puhul saab inimsilmaga automaatse digiteerimise tulemuste ülevaatamise abil tagada 99,5%-se täpsuse. Lisaks saab järelkontrolliga digiteerimise puhul aktiveerida arveridade digiteerimise teenuse ning ka automaatse konteeringuteta ostuarvete andmeedastuse raamatupidamistarkvarasse. See on oluline juhul, kui raamatupidaja soovib töötada ainult ühes tarkvaras, see tähendab raamatupidamistarkvaras.

Kuidas klient oma kuludokumendid raamatupidajale edastab?

Envoice’i puhul on kuludokumentide digiteerimisse edastamiseks mitmeid erinevaid võimalusi:

1. Esimene sisestusviis on dokumentide edastadamine e-kirja teel, kus ühes kirjas on üks kuludokument. Envoice annab iga konto loomisel süsteemi e-posti aadressi, mis suudab e-kirja manuses olevaid ostuarveid ja kviitungeid digiteerimisse suunata. E-posti aadress on numbrite ja tähtede jada (turvalisuse kaalutlustel), näete seda üldiste seadete alt. Selle aadressi andmine kliendile või kliendi hankijatele ei pruugi parim lahendus olla.
Soovitame reeglina valida kahe alternatiivi vahel. Esimene võimalus on, et klient loob e-posti aadressi arved@kliendifirma.ee ja suunab sellele saabuvad arvetega e-kirjad automaatselt Envoice’i süsteemi e-posti aadressile.
Teine võimalus on see, et kliendile pakub arvete edastuseks e-posti aadressi välja raamatupidamisbüroo, klient edastab oma arved käsitsi raamatupidajale aadressil kliendinimi@raamatupidamisbüroo.ee. Sellel aadressil on omakorda automaatne suunamine digiteerimisse, et raamatupidaja aega kokku hoida.

2. Teine sisestusviis on mobiiliga kuludokumendi pildistamine, kasutades Envoice’i mobiilirakendust. See on oluline lahendus juhul, kui kliendilt ja tema töötajatelt tuleb palju kviitungeid kulu- ja lähetusaruannete koostamiseks. Selle kohta saad täpsemalt lugeda järgmises punktis. Kõik mobiilirakenduse kasutajad saavad pildistatud kuludokumendid saata ostuarvetena digiteerimisse või lisada kuluaruannete juurde.

3. Kolmas sisestusviis on dokumentide üleslaadimine otse brauseris Envoice’i pilvetarkvaras. Hetkel saab korraga üles laadida 10 ostuarvet ühe üleslaadimise kohta otse meie veebitarkvarast. See on aktuaalne juhul, kui klient ei edasta e-posti teel dokumente ning soovib neid kokku koguda mõnda pilveserverisse nagu Dropbox või Google Drive. Kui soovid täpsemalt lugeda ostuarvete lisamise kohta, siis siit leiad meie ostuarvete lisamise juhendi ja õpetusvideo.

4. Neljas sisestusviis on Eestis vähe levinud masinloetavate e-arvete vastuvõtt. Envoice võtab vastu kliendile saabuvad Eesti e-arved ning võimaldab neile rakendada tavapärast arvemenetlust koos kinnitusringiga. E-arvete vastuvõtu ja saatmise aktiveerimise kohta loe täpsemalt meie juhendist.

Kas klient vajab igakuiselt tuge kulu- ja lähetusaruannete koostamisel?

Kui vastasite jah, siis tuleks kaaluda kliendi koolitamist Envoice’i mobiilirakenduse kasutusele võtmiseks. Mobiilirakendus võimaldab igal kliendi töötajal oma kviitungeid ise pildistada nende digiteerimisele edastamiseks, elektrooniliste kuluaruannetega sidumiseks või kviitungiseinale salvestamiseks.Iga ettevõtte puhul saab määrata automaatse käitumismalli pildistatud kulude jaoks. Kui kliendi puhul on karta, et nad ei soovi tehnoloogiaga sammu pidada, siis on mõeldav ka kliendilt saabunud paberkviitungite pildistamine raamatupidaja poolt. Paljude firmade puhul on mõeldav töökorraldus, kus dokumendid kogutakse sisemiselt ühe inimese kätte, kes seejärel neist Envoice’i mobiilirakendust kasutades kuluaruanded koostab.

Mobiilirakendus on saadaval Android ja iOS nutitelefonidele. Loe mobiilirakenduse seadistamise kohta täpsemalt siit. Kõigile kliendi töötajatele mobiilirakenduse aktiveerimine koos kasutajakontode loomisega on tasuta valitud paketi kuutasu raames.

Sõltuvalt raamatupidamisbüroos kasutatavast raamatupidamistarkvarast suudab Envoice edastada klientide koostatud kuluaruanded kas kulumoodulisse koondkannetena või kulumooduli puudumisel ostuarvete nimistusse.

Kuidas käib kliendile saabunud ostuarvete kooskõlastamine ja väljamaksmine?

Väiksemad kliendid võivad kasutada mugavusteenusena võimalust, et raamatupidaja teeb nende eest ka makseid või vähemalt laeb neid makseid panka kliendile kinnitamiseks. Suuremate klientide puhul võib olla vaja kooskõlastada väljamakseid suurema ringi kliendi esindajatega. Sellisel juhul soovitame kasutada Envoice’i arvemenetluse Standard paketti, mis võimaldab kuni kümne kinnitajaga kinnitusringe luua. Kinnitusringi abil saab ka enne kinnitamist otsida ettevõttesiseselt arve omanikku ja küsida abi konteerimistega. Sellise lahenduse puhul kaob e-kirja teel suhtlemise vaev ja kogu tegevus koos kliendi esindajate kinnitustega on logis kenasti olemas. Envoice’i kinnitusringi kasutavad paljud suured omavalitsused. Kinnituste logi alusel saab näiteks audiitor kontrollida nõutud kooskõlastuste olemasolu.

Kinnitusringis osaleja saab kohe või kord ööpäevas Envoice’ist teavituse koos lingiga, mis võimaldab tal näha talle kinnitamiseks saadetud ostuarveid. Mugavuse huvides saab luua ka automaatse kinnituse, millega kasutaja annab tarkvarale õiguse enda kinnituse andmiseks hankijate ja piirsummade ulatuses.

Kõigile kliendi töötajatele kasutajakontode loomine on tasuta valitud paketi kuutasu raames.

Kuidas käib kliendi ostureskontra raporteerimine ja jälgimine?

Kui klient juba soovis kinnitusringi kasutada, siis tekib tal ka võimalus kinnitatud ostuarveid jälgida. Kinnitusringis on võimalik kuvada seoseid eelarvetega, kui kulule on lisatud konteeringud automaatse malliga või raamatupidaja poolt. Eelarvete loomine on võimalik nii Envoice’is kui ka importfaili kasutades. Eelarveid kasutavad näiteks ehitusettevõtted, kus objektijuhid peavad pidevalt nägema oma projektide eelarvete täituvust kulupõhiselt.

Kuidas käib kliendi müügiarvete koostamine ja andmesisestus?

Andmesisestusest rääkides ei saa me unustada ka müügiarvete andmesisestust. Kui klient teeb arveid käsitsi või mõnel platvormil väljaspool raamatupidamistarkvara, võib sellega raamatupidajal kaasneda tüütu andmesisestustöö. See kehtib juhul, kui raamatupidamistarkvara jaoks sobivas formaadis importfailina ei ole võimalik kliendilt neid müügiarveid kätte saada. Sellisel juhul võime soovi korral aktiveerida Enterprise paketi ning büroo saab pakkuda kliendile võimalust koostada müügiarved Envoice’i müügimooduli abil. Müügimooduli aktiveerimine ei too kaasa lisakulusid paketi mõistes. Iga koostatud müügiarve maksab 0.15 EUR ja e-arvena edastamine on tasuta. Mõne raamatupidamistarkvara puhul võimaldab Envoice automaatset müügiarvete edastamist, teiste puhul saab müügiarvete andmed XML või CSV formaadis importida Envoice’ist. XML formaadi puhul on oluline, et kasutatav raamatupidamistarkvara aktsepteeriks manusega Eesti e-arve 1.2 standardis importfaile.

Kus on kõige efektiivsem raamatupidajal kulusid konteerida ja jaotada?

See võib olla määrav küsimus raamatupidamisbüroos Envoice’i kasutusele võtmisel. Büroos töötavad raamatupidajad võivad alguses olla skeptilised uue tarkvara kasutamise suhtes. Seda toetatakse sooviga töötada ainult ühes programmis kogu päeva vältel (isegi kui see tegelikult tähendab Outlooki, Dropboxi, Skype’i ja e-maksuameti kodulehe vahel hüppamist). Sellisel juhul soovitame raamatupidamisbüroo moderniseerida sammhaaval, ilma raamatupidajatelt Envoice’i tarkvaras töötamist nõudmata.

Selliseks aeglaseks üleminekuks saab kasutada järelkontrolliga digiteerimisteenust koos ostuarvete automaatse konteeringuteta edastamisega Envoice’iga liidestatud raamatupidamistarkvarasse. Raamatupidaja saab Envoice’i teavitusi ainult siis, kui mõni kliendi saadetud kuludokument on digiteerimisest tagasi lükatud kehva kvaliteedi või seadusele mittevastavuse tõttu. Envoice’i tarkvaras töötamine oleks sellisel juhul vajalik klientidega, kes soovivad kasutada kuluaruannete võimalusi, kinnitusringi, eelarve täituvust või ostureskontra jälgimist koos konteerimiste ja kulujaotistega. Envoice on raamatupidajatele konteerimise kiirendamiseks loonud nutikaid konteerimismalle ning suudab mäletada eelmist konteeringut. Osade raamatupidamistarkvarade puhul võib olla vajalik failiga digiteeritud ja konteerimata ostuarvete andmete importimine Envoice’ist. Toetatud raamatupidamistarkvarade nimekirja näed siit.

Kokkuvõtteks

Loodame, et see küsimuste ja vastuste vormis koostatud juhend võimaldab Sinu raamatupidamisbürool leida täpselt õige viisi tehnoloogia arengust kasu saamiseks. Soodne iseteenindustarkvaras kuludokumentide digiteerimine on Eesti turul saadaval esmakordselt ning meid kasutavate raamatupidamisbüroode hulk suureneb pidevalt. Jagame ka edaspidi soovitusi ja praktilisi näiteid raamatupidamisbüroode kasutajakogemuse kohta.