expense-update-april-2019
  • Nipid ja trikid
  • Tooteuuendused

Ütle tere uuenenud kuluaruannetele!

Kõik head asjad saavad ükskord otsa … ja asendatakse millegi veelgi paremaga. Nüüd on kõigile Envoice’i kasutajatele saadaval uus kuluaruannete moodul. Uuendusega muutub kuluaruannete töövoog lihtsamaks ja tekivad juurde mitmed uued võimalused.

Kommentaarid ja aruande ajalugu

Kulu- ja lähetusaruannete menetlemisel tekib aeg-ajalt vajadus suhelda aruandega seotud osapooltega. Kui varem pidi selleks kasutama e-kirju, kinnitusringi kommentaare või kiirsuhtluskanaleid, siis nüüd on suhtlusvõimalused Envoice’i sisse ehitatud. Kõigil aruandega seotud töötajatel (koostaja, esitaja, raamatupidaja ning kinnitusringis osalejad) on võimalik lisada aruandele kommentaare. Mõne töötaja kõrgendatud tähelepanu võitmiseks saab kommentaari kaudu kasutajale suunatud teateid saata. Lisa kommentaari @ märk ja kolleegi nimi ning teda teavitatakse koheselt e-kirja ja Envoice’i teavituste süsteemi kaudu sinu poolt jäetud kommentaarist.
Koos kommentaaridega on iga kuluaruande juures selgelt näha kõik selle aruandega toimunud tegevused: kes aruande koostas, kes vaatas üle ning kes kinnitas, lisaks kõik sündmused nimeliselt ja ajaliselt.

Aruande tagastamine ja tühistamine

Kui siiani oli võimalik töötaja kuluaruannet tagasi saata ainult kinnitusringis osalejatel, siis uue versiooniga lisandub raamatupidajale võimalus tagastada kuluaruanne ka esitajale. Töötajal on seejärel võimalik aruannet muuta, lisada dokumente või teha muid vajalikke parandusi.
Selleks, et kõik toimingud ettevõtte kuludega oleks korrektselt logitud, läbis uuenduskuuri ka aruannete tühistamise funktsioon.
Näiteks, juhul, kui kooskõlastatud lähetus peaks ära jääma, ei saa esitatud ja kinnitatud aruandeid enam kustutada kuna aruandega võisid olla seotud avansilised ettemaksed. Nüüd saab selliseid aruandeid ainult kehtetuks muuta, ning nad jäävad arhiivis nähtavaks tühistatud aruannetena.
Endiselt saab kustutada aruandeid, mida ei ole veel esitatud. Sellisel juhul liiguvad selle aruandega seotud kviitungid tagasi kasutaja kviitungite seinale.

Uued võimalused isikliku sõiduauto kasutajatele

Mitmete klientide soovil lisasime funktsioone ka isikliku sõiduauto kasutamise raporteerimisse. Uuendusega ei pea kõiki sõite enne raportile kandmist kokku liitma kuna saab ühele aruandele lisada iga sõidu eraldi. Lisaks tekkis võimalus seadistada ettevõttepõhised hüvitise määrad ja otsustada, kas töötajal on neid õigus muuta või mitte.

Uus teavituste süsteem aitab kursis hoida aruande hetkeseisuga

Samaaegselt kulumooduli uuendusega sündis ka Envoice’i teavituste süsteem. Kellukese märgist avanevale aknale leiavad tee kõik sinule saadetud teavitused. Envoice’i teavituste aknas annavad endast märku eri teated, näiteks juhul, kui mõni arve vajab sinu kinnitamist, sinu kuluaruanne läbis raamatupidaja kontrolli või keegi mainis sind oma kommentaaris.

Uus samm raamatupidamise lihtsustamise ja automatiseerimise teel.