Kasutustingimused 01.12.2017
1. Üldsätted
Käesolevad kasutustingimused reguleerivad Envoice OÜ (edaspidi teenusepakkuja) pakutava veebipõhise tarkvara Envoice (edaspidi tarkvara) kasutamist ja digiteerimisteenuse osutamise korda ning teenusepakkuja ja teenuseid kasutava füüsilisest isikust ettevõtja, äriühingu või muu organisatsiooni (edaspidi klient) vastastikuseid õigusi ja kohustusi tarkvara ning teenuse kasutamisel.
Kasutustingimused on kättesaadavad veebilehel https://envoice.eu/et/kasutustingimused/.
Kasutustingimused moodustavad siduva kokkuleppe (edaspidi leping) teenusepakkuja ja kliendi vahel.
Kliendi esindaja (edaspidi peakasutaja) on kohustatud andma teenuste kasutamisega seotud kasutustingimused kõigile tema poolt volitatud füüsilistele isikutele (edaspidi kasutaja) tutvumiseks ning vastutab selle eest, et kasutajad täidaks neist tulenevaid kohustusi.
Kui mõni kasutustingimuste säte osutub õigusaktide muutumisel täielikult või osaliselt kehtetuks, jäävad kasutustingimused muus osas kehtivaks.
2. Mõisted
Leping on käesolev tekst “Kasutustingimused”.
Teenusepakkuja on Envoice OÜ.
Tarkvara on Envoice OÜ loodud veebipõhine tarkvara Envoice (hõlmab ka võimalikke tulevasi uuendusi, täiendusi ja versioone).
Digiteerimisteenus on teenus, mille käigus toimub PDF- ja JPG-vormingus dokumentidelt info töötlemine masinloetavaks XML-vormingus infoks.
Klient on füüsiline või juriidiline isik, kes on sõlminud teenusepakkujaga lepingu teenuste kasutamiseks.
Peakasutaja on kliendi volitatud füüsiline isik, kes registreerib kliendi teenuseid kasutama ning kasutustingimustega nõustumisel on sõlminud kliendi nimel lepingu.
Kasutaja on peakasutaja volitatud füüsiline isik, kes teeb tarkvara abil toiminguid ja/ või edastab postkasti arveid digiteerimisteenuse osutamiseks teenusepakkujale.
Postkast on teenusepakkuja poolt kliendile eraldatud e-posti aadress arvete vastuvõtuks.
Arve on PDF- või JPG-vormingus dokument, mis vastab kehtivale seadusele.
E-arve on kokkulepitud struktuuriga (Eesti e-arve ametlik standard) masinloetavas andmevormingus sõnum arve info edastamiseks.
Hinnakiri on teenusepakkuja kehtestatud nimekiri teenuste hindadega, mis on kättesaadav veebilehel https://envoice.eu/et/tooted/hinnakiri/.
3. Tarkvara kirjeldus ja ligipääs
Tarkvara abil saab teha arvete ja kviitungite haldusega seonduvaid toimingud arvutit või nutitelefoni kasutades.
Tarkvaras sisaldub:
• Ülevaatlik ja täielik ostuarvete administreerimine: arvete vastuvõtmine erinevatest kanalitest (PDF- ja JPG vormingus arved ja kviitungid, e-arved, e-arved digiteerimisest), kinnitusring, raamatupidamislikud kanded ja kulujaotused, arvete tasumise võimalus;
• Lähetus- ja kuluaruannete koostamine ning kinnitusringi saatmine. Kviitungite üleslaadimine kasutades tarkvara mobiilirakendust;
• Kiire ja integreeritud PDF-või JPG vormingus arvete ja kviitungite digiteerimine;
• Arvete elektrooniline edastamine kliendi raamatupidamistarkvarasse;
• müügiarvete koostamine ja saatmine erinevates vormingutes, arvete laekumise märkimine;
Teenusepakkuja annab veebipõhise ligipääsu tarkvara kasutamiseks oma klientidele ja selle volitatud kasutajatele. Nimetatud õigus on kliendipõhine ega ole edasiantav ega muudetav ilma teenusepakkuja nõusolekuta.
Teenusepakkuja võimaldab kliendi majandustarkvarale Envoice keskkonda ligipääsu üle krüpteeritud veebiteenuse. Ligipääsuvõtit saab muuta peakasutaja.
4. Digiteerimisteenuse osutamise tingimused ja kord
Teenuse eesmärk on muuta PDF- ja JPG-vormingus arved e-arveks, et need seejärel edastada kokkulepitud kanalisse edasiseks menetlemiseks.
Teenuse käivitamiseks eraldab teenusepakkuja kliendile e-posti aadressi (edaspidi postkast) arvete vastuvõtmiseks.
Postkast on mõeldud ainult kliendi PDF- või JPG-vormingus arvete ja seotud lisadokumentide vastuvõtmiseks. Postkasti saavad arveid edastada kõik, kes postkasti aadressi teavad. Muul otstarbel postkasti kasutamine ei ole lubatud.
Teenusepakkuja tuvastab saabunud arvetelt andmed vastavalt kokkulepitud tingimustele ning edastab e-arved koos arve failidega kokkulepitud kanalisse.
Postkasti saadetud arved peavad vastama järgmistele tingimustele:
• Üks e-kiri võib sisaldada ühte arvet ja sellega seotud lisadokumente. Lisadokumendid võivad olla teises formaadis (nt DOC, DOCX);
• Soovitavalt peab faili suurus olema väiksem kui 500 kB;
• Paberarve skannimisel PDF-dokumendiks tuleb määratleda skannimise viisiks line art (black and white), soovituslik resolutsioon on 300 dpi.
Postkasti edastatud arved ja dokumendid tagastatakse kliendi peakasutajale e-kirja teel ja andmeid ei tuvastada järgmistel juhtudel:
• juhul, kui e-kiri sisaldab rohkem kui ühte arvet ja sellega soetud dokumente;
• juhul, kui arve sisestamine ei ole võimalik sisendfaili mitteloetavuse või vigasuse tõttu;
• juhul, kui postkasti edastatud dokument ei vasta sisu osas arve nõuetele (nt. reklaam, saateleht, tellimus jms).
4.2 Digiteerimisteenuse osutamise aeg
Teenusepakkuja töötleb postkasti edastatud arveid tööpäeviti (esmaspäevast reedeni) kell 8.30–17.30, v.a. Eesti Vabariigi riiklike pühade ajal.
Arve digiteerimise tähtaeg on 5 (viis) tundi arve saatmisest.
Näited:
• kui arve on edastatud postkasti tööpäeval kell 10.15, siis on arve digiteeritud hiljemalt kell 15.15;
• kui arve on edastatud postkasti reedel 23.00, siis on arve digiteeritud hiljemalt esmaspäeval 14.00.
Arve digiteerimise tähtaeg on tagatud, kui kliendi arvete hulk ei ületa kliendi päevast keskmist arvete hulka üle 1,3 korra. Päevase keskmise hulga arvutamisel võetakse aluseks kliendi eelmise kuu arvete hulk jagatuna eelmise kuu päevade arvuga.
Teenusepakkuja hoiab töötlemiseks saadetud e-kirju ja faile alles üldjuhul 180 päeva, kui ei lepita kokku teisiti. Pärast tähtaja möödumist e-kirjad ja failid kustutatakse serverist.
4.3 Digiteerimisteenuse sisu
Arvetelt tuvastatakse järgmised põhiandmed nende olemasolul:
• arve väljastaja andmed – nimi, aadress, registrikood, registrikoodi riik, käibemaksukohustuslase number, makse saaja, makse saaja arvelduskonto;
• arve andmed – tüüp (deebet/kreedit), number, kuupäev, maksetähtaeg, viitenumber, teenus/kaup (vaikimisi esimene rida arvelt või teenuse üldnimetus);
• arve summad – netosumma kokku, käibemaks kokku, ümardamine, summa kokku, arve valuuta. Juhul, kui arvel on erinevate käibemaksumääradega summad, tuvastatakse summad maksumäärade kaupa koos maksumääradega.
Andmed tuvastatakse arvelt 99,5% täpsusega.
Teenusepakkuja poolt valesti tuvastatud andmete korral saadab klient arve uuesti digiteerimisse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul alates puudustega e-arve ja dokumentide kättesaamisest, lisades selgituse, millised andmed on valesti tuvastatud või tuvastamata jäänud. Digiteerimine teostatakse teenusepakkuja kulul sätestatud tähtajal (Teenusepakkuja topelt tasu ei võta).
4.4 Digiteerimisteenuse paketid
Standard ja Enterprise
Arvetelt tuvastatakse järgmised põhiandmed nende olemasolul:
• arve väljastaja andmed – nimi, aadress, registrikood, registrikoodi riik, käibemaksukohustuslase number, makse saaja, makse saaja arvelduskonto;
• arve andmed – tüüp (deebet/kreedit), number, kuupäev, maksetähtaeg, viitenumber, teenus/kaup (vaikimisi esimene rida arvelt või teenuse üldnimetus);
• arve summad – netosumma kokku, käibemaks kokku, ümardamine, summa kokku, arve valuuta. Juhul kui arvel on erinevate käibemaksumääradega summad, tuvastatakse summad maksumäärade kaupa koos maksumääradega.
• kauba/teenuse kirjeldus – ühik, kogus, netosumma, käibemaksumäär, summa kokku.
Lisateenusena on võimalik tellida arvetelt täiendava info tuvastamist.
Näiteks:
• arve väljastaja täiendavad andmed – kontaktisik, telefon, faks, e-post;
• arve saaja täiendavad andmed – allüksus/osakond/projekt;
• arve andmed – makseviis, seotud ostutellimuse number, lepingu number, arve nimetus, viivise protsent ja periood, sisu kood, makseinfo, teenuse perioodi nimetus, teenuse perioodi algus/lõpp, arve koostaja e-post, arve koostaja nimi, faktooringu number;
• arve read – kauba kood, ühiku netohind, ühiku brutohind.
Lisateenuste tellimise kohta saab infot e-kirja teel aadressilt sales@envoice.eu.
4.5 Dokumentide tagastamine
Teenusepakkuja poolt valesti tuvastatud andmete korral saadab klient arve uuesti digiteerimisse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul alates puudustega e-arve ja dokumentide kättesaamisest, lisades selgituse, millised andmed on valesti tuvastatud või tuvastamata jäänud. Digiteerimine teostatakse teenusepakkuja kulul punktis 4.2. sätestatud aja jooksul. (Teenusepakkuja topelt tasu ei võta.)
Postkasti edastatud dokumendid tagastatakse kliendi peakasutajale e-kirja teel ja andmeid ei tuvastada järgmistel juhtudel:
• juhul kui e-kiri sisaldab rohkem kui ühte arvet ja sellega soetud dokumente;
• juhul kui arve sisestamine ei ole võimalik sisendfaili mitteloetavuse või vigasuse tõttu;
• juhul kui postkasti edastatud dokument ei vasta sisu osas arve nõuetele (reklaam, saateleht, tellimus jms).
5. Poolte õigused ja kohustused
Kliendi õigused:
• kasutada tarkvara ja digiteerimisteenust vastavalt kasutustingimustele;
• anda tarkvaras oma veebikeskkonnale ligipääsu õigust mitmele kasutajale erinevate õigustega;
• teenusepakkuja poolt valesti tuvastatud andmete korral saata arve uuesti digiteerimisse, lisades selgituse, millised andmed on valesti tuvastatud või tuvastamata jäänud;
• esitada pretensioone 30 päeva jooksul alates lepingu tingimustele mitte vastava teenuse saamisest;
• küsida andmefaile 180 päeva jooksul pärast nende loomist;
• teha tarkvara abil oma veebikeskkonna andmebaasist väljatrükke ning elektroonilisi salvestisi.
Kliendi kohustused:
• tagama enda poolt edastatavates andmetes sisalduvate isikuandmete kogumiseks ja töötlemiseks vajalike nõusolekute ja kooskõlastuste olemasolu;
• kasutada teenuseid vastavalt kasutustingimustele;
• informeerida teenusepakkujat kõikidest kliendi kontaktandmete ja registriandmete muutustest 7 (seitsme) päeva jooksul;
• tasuda tarkvara ja digiteerimisteenuse kasutamise eest vastavalt hinnakirjale, kasutustingimustes toodud korra kohaselt;
• mitte kasutada tarkvara ja postkasti mittesihipäraselt (sh seadusevastaseks tegevuseks või viisil, mis võib põhjustada kahju teenusepakkujale või kolmandale isikule);
• teatada teenusepakkujale teatama turvaelementide kaotamisest, vargusest või muul viisil kasutaja tahte vastaselt tema valdusest väljumisest. Digitaalallkirja sertifikaadi puhul on Kasutaja kohustatud eeltoodust teatama vastavale sertifitseerimisteenuse osutajale (nt AS Sertifitseerimiskeskus);
• vastutada tarkvaras tehtavate toimingute sisu eest.
Teenusepakkuja õigused:
• õigus teha infosüsteemi plaanipäraseid hooldus- ja arendustöid. Võimaluse korral teeb teenusepakkuja plaanipäraseid hooldus- ja arendustöid öisel ajal.
• õigus erakorraliste asjaolude ilmnemise korral teha enda valitud ajal erakorralisi hooldus- või arendustöid, et hoida ära suurema kahju teke.
• õigus turvalisuse kaalutlustel igal ajal tarkvara kasutamine blokeerida, kui on kahtlus kliendi nõusolekuta turvaelementide kasutamise ja/või toimingute tegemise kohta või kui on kahtlus pettuse teel turvaelementide kasutamise ja/või toimingute tegemise kohta.
Teenusepakkuja kohustused:
• tagada teenuste osutamise vastavalt kasutamistingimustele;
• tagama kliendi ja viimasel poolt edastatud andmete konfidentsiaalsuse ja käideldavuse vastavalt lepingule ja kehtivale õigusaktidele•;
• tagama tehniline tugi tööpäevadel 9.00-17.00 e-posti aadressil support@envoice.eu;
Teenusepakkuja ei vastuta kahju eest, mis tekib seoses:
• kliendi nõusolekuta turvaelementide kasutamise ja/või toimingute tegemisega;
• teenusepakkuja kontrolli all mitteolevate sideliinide riketega;
• teenusepakkujast sõltumatult tekkinud elektri- või internetikatkestustega;
• kasutaja tegevusega tarkvara kasutamisel, sh kasutaja poolt teenuse kasutamise käigus saadetud e-kirjadega;
• kliendi põhjustatud arvutiviirustega nakatumise ja edasise levitamisega.
6. Arveldamine
Teenusepakkujal on õigus võtta ning kliendil on kohustus maksta osutatud teenuste eest tasu, mis on fikseeritud hinnakirjas ja/või muudes täpsustavates kokkulepetes.
Teenusepakkuja esitab igakuiselt kliendile arve eelneval kuul tarbitud teenuste eest.
Klient tasub teenuste kasutamise eest teenusepakkuja esitatud arve alusel 7 (seitsme) päeva jooksul alates arve väljastamisest teenusepakkuja määratud arvelduskontole.
Juhul kui klient jätab arved teenusepakkujale tähtajaks tasumata, kohustub klient maksma teenusepakkujale hinnakirjas fikseeritud viivist.
Teenusepakkuja hakkab viivist arvestama vastava võlgnevuse tekkimise päevast ja lõpetab viivise arvestamise võlgnevuse tasumise päeval.
Teenusepakkujal on õigus võlgnevuse perioodil osaliselt või täielikult piirata kliendiga seotud toimingute tegemist tarkvaras ja lõpetada teenuse osutamine.
7. Konfidentsiaalsus
Pooled kohustuvad mitte avaldama lepingu täitmise käigus omandatud teavet teise poole kohta kolmandatele isikutele, välja arvatud juhul, kui avaldamise kohustus tuleneb kehtivatest õigusaktidest.
Teenusepakkuja kohustub mitte avaldama kliendi andmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud juhul, kui avaldamise kohustus tuleneb kehtivatest õigusaktidest.
Kõik andmed, mis on tarkvaras kliendi poolt sisestatud, on kliendi omand.
Andmete tarkvarasse sisestamisel annab klient teenusepakkujale õiguse andmeid talletada, varundada ning töödelda mis iganes viisil vajalik, et tagada tarkvara toimimine. Ligipääs andmetele on kliendile tagatud ainult läbi tarkvara ning ligipääsu eelduseks on kõikide teenustasude õigeaegne tasumine.
8. Lepingu lõppemine
Poolte kokkuleppel võib lepingu igal ajal üles öelda.
Teenusepakkujal on õigus leping etteteatamise tähtajata üles öelda, kui:
• klient on jätnud teenuse eest tähtaegselt tasumata ja ei ole võlgnevust tasunud 60 päeva jooksul alates arve maksetähtajast;
• klient on rikkunud lepinguga võetud kohustusi ja ei ole rikkumist lõpetanud vaatamata teenusepakkuja hoiatusele leping lõpetada, kui klient rikkumist ei kõrvalda teenusepakkuja antud tähtaja jooksul;
Kliendil on õigus leping igal ajal üles öelda teatades teenusepakkujale ülesütlemise soovist e-kirja teel vähemalt 2 (kaks) kalendrikuu ette.
Juhul kui klient ei nõustu teenusepakkuja uue hinnakirjaga, võib klient lepingu üles öelda teatades ülesütlemisest e-kirja teel ette vähemal 1 (üks) kuu alates hinnakirja muutmise teate saatmisest.
Lepingu lõppedes teeb klient oma veebi keskkonnast vajalikud väljatrükid ja elektroonilised salvestised kokkulepitud lepingu lõppemise kuupäevaks, vajadusel võib kokku leppida ka muu tähtaja. Kui klient ei avalda soovi kindlaks kuupäevaks oma andmebaasi ja keskkonna kustutamiseks, kustutatakse keskkond ja andmebaas 3 (kolme) kuu jooksul alates lepingu lõppemisest.
9. Lõppsätted
Teenusepakkuja võib muuta kasutustingimusi ja hinnakirja igal ajal teavitades sellest ette 1 (ühe) kuu.
Kui klient ei nõustu muudatustega, teatab klient sellest teenusepakkujale ja leping lõpetatakse kasutustingimustes toodud korras.
Kasutustingimuste ja hinnakirja muudatused on kättesaadavad aadressil https://envoice.eu vähemalt 1 (üks) kuu enne jõustumist.
10. Tehniline tugi ja kättesaadavus
Juhul kui juhendmaterjalidest ei ole abi, on võimalik pöörduda Teenusepakkuja poole e-posti aadressil support@envoice.eu. Teenusepakkuja teeb kõik endast oleneva, et esimesel võimalusel leida lahendus võimalikule probleemile.
Tarkvara on kättesaadav 24 tundi ööpäevas ning Teenusepakkuja teeb endast oleneva, et tehniliste uuenduste ja hooldustöödega seotud katkestused on minimaalsed ning toimuvad väljaspool tavapärast tööaega.