Kasutustingimused 02.02.2017

1. Üldsätted

Käesolevad kasutustingimused reguleerivad Envoice OÜ (edaspidi teenusepakkuja) pakutava veebipõhise majandustarkvara Envoice (edaspidi tarkvara) ja digiteerimise teenuste osutamise korda ning teenusepakkuja ja teenuseid kasutava füüsilisest isikust ettevõtja, äriühingu või muu organisatsiooni (edaspidi klient) vastastikuseid õigusi ja kohustusi teenuste kasutamisel.

Kasutustingimused on kättesaadavad veebilehel https://envoice.eu.

Kasutustingimused moodustavad siduva kokkuleppe (edaspidi leping) teenusepakkuja ja kliendi vahel.

Kliendi esindaja (edaspidi peakasutaja) on kohustatud andma teenuste kasutamisega seotud kasutustingimused kõigile tema poolt volitatud füüsilistele isikutele (edaspidi kasutaja) tutvumiseks ning vastutab selle eest, et kasutajad täidaks neist tulenevaid kohustusi.

Kui mõni kasutustingimuste säte osutub õigusaktide muutumisel täielikult või osaliselt kehtetuks, jäävad kasutustingimused muus osas kehtivaks.

2. Mõisted

Leping on käesolev tekst “Kasutustingimused”.
Teenusepakkuja on Envoice OÜ.
Tarkvara on Envoice OÜ loodud veebipõhine majandustarkvara Envoice (hõlmab ka võimalikke tulevasi uuendusi, täiendusi ja versioone).
Digiteerimisteenus on teenus, mille käigus toimub PDF- ja JPG-vormingus dokumentidelt info töötlemine masinloetavaks XML-vormingus infoks.
Klient on füüsiline või juriidiline isik, kes on sõlminud teenusepakkujaga lepingu teenuste kasutamiseks.
Peakasutaja on kliendi volitatud füüsiline isik, kes registreerib kliendi teenuseid kasutama ning kasutustingimustega nõustumisel on sõlminud kliendi nimel lepingu.
Kasutaja on peakasutaja volitatud füüsiline isik, kes teeb tarkvara abil toiminguid ja/ või edastab postkasti arveid digiteerimisteenuse osutamiseks teenusepakkujale.
Postkast on teenusepakkuja poolt kliendile eraldatud e-posti aadress arvete vastuvõtuks.
Arve on PDF- või JPG-vormingus dokument, mis vastab kehtivale seadusele.
E-arve on kokkulepitud struktuuriga (Eesti e-arve ametlik standard) masinloetavas andmevormingus sõnum arve info edastamiseks.
Hinnakiri on teenusepakkuja kehtestatud nimekiri teenuste hindadega.

3. Tarkvara kirjeldus ja ligipääs

Tarkvara abil saab arvete haldusega seonduvad protsessid teha ära ühes kohas kasutades selleks, siis nutitelefoni või arvutit.

• Ülevaatlik ja täielik ostuarvete administreerimine: arvete vastuvõtmine erinevatest kanalitest (PDF- ja JPG vormingus arved ja kviitungid, e-arved, e-arved digiteerimisest), kinnitusring, raamatupidamislikud kanded ja kulujaotused, arvete tasumise võimalus.

• Lähetus- ja kuluaruannete koostamine ning kinnitusringi saatmine. Kviitungite üleslaadimine kasutades tarkvara rakendust nutiseadmes.

• Kiire ja integreeritud PDF-või JPG vormingus arvete ja kviitungite digiteerimine.

• Arvete elektrooniline edastamine kliendi majandustarkvarasse.

• müügiarvete koostamine ja saatmine erinevates vormingtes, arvete laekumise märkimine;

Teenusepakkuja annab veebipõhise ligipääsu tarkvara kasutamiseks oma klientidele ja selle volitatud kasutajatele. Nimetatud õigus on kliendipõhine ega ole edasiantav ega muudetav ilma teenusepakkuja nõusolekuta.

Teenusepakkuja võimaldab kliendi majandustarkvarale Envoice keskkonda ligipääsu üle krüpteeritud veebiteenuse. Ligipääsuvõtit saab muuta peakasutaja.

4. Digiteerimisteenus

Teenuse eesmärk on muuta PDF- ja JPG-vormingus arved e-arveks, et need seejärel edastada kokkulepitud kanalisse edasiseks menetlemiseks.

Teenuse käivitamiseks eraldab teenusepakkuja kliendile e-posti aadressi (edaspidi postkast) arvete vastuvõtmiseks.

Postkast on mõeldud kliendi arvete vastuvõtmiseks ja sinna saavad arveid edastada kõik, kes postkasti aadressi teavad.

Teenusepakkuja tuvastab saabunud arvetelt andmed vastavalt kokkulepitud tingimustele ning edastab e-arved koos arve failidega kokkulepitud kanalisse.

4.1 Arvete postkasti saatmise reeglid

• Postkast on mõeldud arvete vastuvõtuks, mis on PDF- või JPG-vormingus.

• Üks e-kiri võib sisaldada ühte arvet ja sellega seotud lisadokumente. Lisadokumendid võivad olla teises formaadis (nt DOC, DOCX).

• Soovitavalt peab faili suurus olema väiksem kui 500 kB.

• Paberarve skannimisel PDF-dokumendiks tuleb määratleda skannimise viisiks line art (black and white), soovituslik resolutsioon on 300 dpi.

4.2 Teenusepakkuja kohustused digiteerimisteenust osutades

Teenusepakkuja töötleb postkasti edastatud arveid tööpäeviti (E–R) kell 8.30–17.30, v.a Eesti Vabariigi riiklike pühade ajal.

Arve digiteerimise tähtaeg on 5 (viis) tundi arve saatmisest.
Näited:
• kui arve on edastatud postkasti tööpäeval kell 10.15, siis on arve digiteeritud hiljemalt kell 15.15;
• kui arve on edastatud postkasti reedel 23.00, siis on arve digiteeritud hiljemalt esmaspäeval 14.00.

Arve digiteerimise tähtaeg on tagatud, kui kliendi arvete hulk ei ületa kliendi päevast keskmist arvete hulka üle 1,3 korra. Päevase keskmise hulga arvutamisel võetakse aluseks kliendi eelmise kuu arvete hulk jagatuna eelmise kuu päevade arvuga.

Teenusepakkuja hoiab töötlemiseks saadetud e-kirju ja faile alles üldjuhul 180 päeva, kui ei lepita kokku teisiti. Pärast tähtaja möödumist e-kirjad ja failid kustutatakse serverist.

Andmed tuvastatakse arvelt 99,5% täpsusega.

4.3 Digiteerimisteenuse paketid

Pakett 1
Arvetelt tuvastatakse järgmised põhiandmed nende olemasolul:
• arve väljastaja andmed – nimi, aadress, registrikood, registrikoodi riik, käibemaksukohustuslase number, makse saaja, makse saaja arvelduskonto;
• arve andmed – tüüp (deebet/kreedit), number, kuupäev, maksetähtaeg, viitenumber, teenus/kaup (vaikimisi esimene rida arvelt või teenuse üldnimetus);
• arve summad – netosumma kokku, käibemaks kokku, ümardamine, summa kokku, arve valuuta. Juhul kui arvel on erinevate käibemaksumääradega summad, tuvastatakse summad maksumäärade kaupa koos maksumääradega.

Pakett 2
Arvetelt tuvastatakse Pakett 1 andmed ja arve ridadelt järgmised täiendavad andmed:
• kauba/teenuse kirjeldus – ühik, kogus, netosumma, käibemaksumäär, summa kokku.

Lisateenus
Lisateenusena on võimalik tellida arvetelt täiendava info tuvastamist. Näiteks:
• arve väljastaja täiendavad andmed – kontaktisik, telefon, faks, e-post;
• arve saaja täiendavad andmed – allüksus/osakond/projekt;
• arve andmed – makseviis, seotud ostutellimuse number, lepingu number, arve nimetus, viivise protsent ja periood, sisu kood, makseinfo, teenuse perioodi nimetus, teenuse perioodi algus/lõpp, arve koostaja e-post, arve koostaja nimi, faktooringu number;
• arve read – kauba kood, ühiku netohind, ühiku brutohind.
Lisateenuse tellimise kohta saab infot: info@envoice.eu

4.3 Dokumentide tagastamine

Teenusepakkuja poolt valesti tuvastatud andmete korral saab klient saata arve uuesti digiteerimisse, lisades selgituse, millised andmed on valesti tuvastatud või tuvastamata jäänud.

Postkasti edastatud dokumendid tagastatakse kliendi peakasutajale e-kirja teel ja andmeid ei tuvastada järgmistel juhtudel:
• juhul kui e-kiri sisaldab rohkem kui ühte arvet ja sellega soetud dokumente;
• juhul kui arve sisestamine ei ole võimalik sisendfaili mitteloetavuse või vigasuse tõttu;
• juhul kui postkasti edastatud dokument ei vasta sisu osas arve nõuetele (reklaam, saateleht, tellimus jms).

5. Poolte õigused ja kohustused

Kliendi õigused:
• Kliendil on õigus kasutada tarkvara ja digiteerimisteenust vastavalt kasutustingimustele.
• Kliendil on õigus tarkvaras oma veebikeskkonnale anda ligipääsu õigust mitmele kasutajale erinevate õigustega.
• Kliendil on õigus teenusepakkuja poolt valesti tuvastatud andmete korral saata arve uuesti digiteerimisse, lisades selgituse, millised andmed on valesti tuvastatud või tuvastamata jäänud.
• Teenuste kohta on kliendil õigus pretensioone esitada 30 päeva jooksul.
• Kliendil on õigus küsida andmefaile 180 päeva jooksul pärast nende loomist.
• Kliendil on õigus teha andmebaasist väljatrükke ning elektroonilisi salvestisi tarkvara abil.

Kliendi kohustused:
• Klient kasutab teenuseid vastavalt kasutustingimustele ning informeerib teenusepakkujat kõikidest kliendi kontaktandmete ja registriandmete muutustest 7 (seitsme) päeva jooksul.
• Klient tasub tarkvara ja digiteerimisteenuse kasutamise eest vastavalt hinnakirjale, kasutustingimustes toodud korra kohaselt.
• Klient ei tohi Envoice keskkonda ja postkasti kasutada mittesihipäraselt (sh seadusevastaseks tegevuseks või viisil, mis võib põhjustada kahju teenusepakkujale või kolmandale isikule).
• Kasutaja on kohustatud kohe teenusepakkujale teatama turvaelementide kaotamisest, vargusest või muul viisil kasutaja tahte vastaselt tema valdusest väljumisest.
• Digitaalallkirja sertifikaadi puhul on Kasutaja kohustatud eeltoodust teatama vastavale sertifitseerimisteenuse osutajale (nt AS Sertifitseerimiskeskus).
• Klient vastutab tarkvaras tehtavate toimingute sisu eest.

Teenusepakkuja õigused:
• Teenusepakkujal on õigus teha infosüsteemi plaanipäraseid hooldus- ja arendustöid. Võimaluse korral teeb teenusepakkuja plaanipäraseid hooldus- ja arendustöid öisel ajal.
• Teenusepakkujal on õigus erakorraliste asjaolude ilmnemise korral teha enda valitud ajal erakorralisi hooldus- või arendustöid, et hoida ära suurema kahju teke.

Teenusepakkujal on õigus igal ajal võimaliku kahju hüvitamise kohustuseta igal alljärgneval juhul Tarkvara kasutamine blokeerida turvalisuse kaalutlustel:
• kui on kahtlus kliendi nõusolekuta turvaelementide kasutamise ja/või toimingute tegemise kohta;
• kui on kahtlus pettuse teel turvaelementide kasutamise ja/või toimingute tegemise kohta.

Teenusepakkuja kohustused:
• Teenusepakkuja tagab teenuste osutamise vastavalt lepingule.
• Teenusepakkuja tagab kliendi info puutumatuse ja käideldavuse vastavalt lepingule.

eenusepakkuja ei vastuta kahju eest, mis tekib seoses:
• teenusepakkuja kontrolli all mitteolevate sideliinide riketega;
• teenusepakkujast sõltumatult tekkinud elektri- või internetikatkestustega;
• kasutaja tegevusega tarkvara kasutamisel, sh kasutaja poolt teenuse kasutamise käigus saadetud e-kirjadega;
• kliendi põhjustatud arvutiviirustega nakatumise ja edasise levitamisega.

6. Arveldamine

Teenusepakkujal on õigus võtta ning kliendil on kohustus maksta osutatud teenuste eest tasu, mis on fikseeritud hinnakirjas ja/või muudes täpsustavates kokkulepetes.

Teenusepakkuja esitab igakuiselt kliendile arve eelneval kuul tarbitud teenuste eest.

Klient tasub teenuste kasutamise eest teenusepakkuja esitatud arve alusel 7 (seitsme) päeva jooksul alates arve väljastamisest teenusepakkuja määratud arvelduskontole.

Juhul kui klient jätab arved teenusepakkujale tähtajaks tasumata, kohustub klient maksma teenusepakkujale hinnakirjas fikseeritud viivist.

Teenusepakkuja hakkab viivist arvestama vastava võlgnevuse tekkimise päevast ja lõpetab viivise arvestamise võlgnevuse tasumise päeval.

Teenusepakkujal on õigus kliendi ületähtaegse võlgnevuse perioodil osaliselt või täielikult piirata kliendiga seotud toimingute tegemist Envoice keskkonnas.

7. Konfidentsiaalsus

Teenusepakkuja kohustub mitte avaldama kliendi andmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud juhul, kui avaldamise kohustus tuleneb kehtivatest õigusaktidest.

Kõik andmed, mis on Envoice keskkonda kliendi poolt sisestatud, on kliendi omand. Andmete tarkvarasse sisestamisel annab klient teenusepakkujale õiguse andmeid talletada, varundada ning töödelda mis iganes viisil vajalik, et tagada Envoice’i töö. Ligipääs andmetele on kliendile tagatud ainult läbi Envoice keskkonna ning ligipääsu eelduseks on kõikide teenustasude õigeaegne tasumine.

8. Lepingu lõppemine

Lepingu lõpetamisel poolte kokkuleppel teatab lõpetada sooviv pool sellest vähemalt 1 (ühe) kalendrikuu ette.

Teenusepakkuja klient teeb oma andmebaasist vajalikud väljatrükid ja elektroonilised salvestised kokkulepitud lepingu lõppemise kuupäevaks, vajadusel võib kokku leppida ka muu tähtaja. Kui klient ei avalda soovi kindlaks kuupäevaks oma andmebaasi ja keskkonna kustutamiseks, kustutatakse keskkond ja andmebaas 3 (kolme) kuu jooksul alates lepingu lõppemisest.

9. Lõppsätted

Teenusepakkuja võib muuta kasutustingimusi ja hinnakirja igal ajal teavitades sellest ette 1 (ühe) kuu.

Kui klient ei nõustu muudatustega, teatab klient sellest teenusepakkujale ja leping lõpetatakse kasutustingimustes toodud korras.

Kasutustingimuste ja hinnakirja muudatused on kättesaadavad aadressil https://envoice.eu vähemalt 1 (üks) kuu enne jõustumist.

10. Tehniline tugi ja kättesaadavus

Juhul kui juhendmaterjalidest ei ole abi, palume pöörduda aadressil support@envoice.eu. Teenusepakkuja teeb kõik endast oleneva, et esimesel võimalusel vastata / leida lahendus võimalikule probleemile.

Tarkvara on kättesaadav 24/7 ning Envoice teeb endast oleneva, et tehniliste uuenduste ja hooldustöödega seotud katkestused on minimaalsed ning toimuvad väljaspool tavapärast tööaega.