Reval Auto muutis 2019. aastal Envoice digiteerimis- ja kuluhaldustarkvara kasutusele võttes oma raamatupidamise paberivabaks.

Ettevõttel on kokku kolm esindust ning nende eesmärk oli vabaneda paberarvetest. Testiti erinevaid lahendusi, kuid suhteliselt kohe jäi võrdluses sõelale Envoice.

Aune Seil, Reval Auto pearaamatupidaja, kirjeldab paberivabale raamatupidamisele ülemineku protsessi.

 

Kadunud ostuarved

Reval Auto Esindused OÜ on Audi Eesti esindaja, mis tegutseb 2009. aastast. Ettevõtte loodi kui ühendati Tallinna, Pärnu ja Kuressaare esindused. Täna töötab neil umbes 90 inimest ning ühes kuus menetletakse 900 ostuarvet. See teeb aastas viiekümne arhiivikausta jagu pabereid.

„Kui minu põhitöö pearaamatupidajana toimub Kuressaares, siis silm tuleb peal hoida ka Pärnu ja Tallinna esindustel. Igal meie esindusel oma juht, kes kinnitab arveid. Lisaks jaguneb Tallinna osakond omakorda veel viieks allüksuseks. Seetõttu on igast arvest keeruline aru saada sellele nii-öelda otsa vaatamata,” nendib Seil, et kolme maja vahel arvete liigutamine polnud lihtne.

Aeg-ajalt ringlesid arved päevi ringi, sest ikka juhtus, et need ununesid kellegi töölauale või postkasti. Seetõttu nihkus ka kuu kokkuvõtte tegemine alatasa edasi. Kuid raamatupidamise eesmärk on ju kõik kulud ja tulud kiirelt ritta saada, et firma tegevust paremini analüüsida.

Probleemi lahendamiseks hakati otsima süsteemi, mis aitaks ka arvemajandusega seonduvaid tööprotsesse kiirendada.

 

Protsessid kiiremaks ja paberivabaks

Seil katsetas samal ajal mitme programmiga ning hindab kõrgelt prooviperioodi võimalust.

 

„Proovisin kaks nädalat Envoice demoversiooni ja testisin kogu protsessi läbi. Andmete sisestamisest kuni raamatupidamisprogrammini saatmiseni välja ning tõdesin, et see on tõesti mugav.”

 

Kõiki programme polnudki võimalik lähemalt uurida või need osutusid lihtsalt liiga segadusseajavalt detailseks.

Aune Seil loetleb veel Envoice eeliseid:

  • mugav ja loogiline pilvepõhine keskkond
  • võimalus valida detailne või ülevaatlik vaade
  • uued arved on kohe süsteemis näha
  • kinnitusringidega kiirenesid tööprotsessid
  • dokumendid saadetakse automaatselt raamatupidamisprogrammi
  • lihtsam arhiveerimine
  • vähenesid kulud paberile, arhiivikaupadele ja printerile
  • soodne kuutasu

 

„Paberarvetest vabanemine oli tõesti meie eesmärk number üks ning kui täna kellelgi paberit käes näeme, viibutame sõrme,” muigab Seil.

“Samas polnud meie jaoks vähetähtis ka programmi hind, sest kui ainuüksi ühe lahenduse peale peab ära maksma pool raamatupidaja palgast, pole asi päris õige! Envoice’i lahenduse kuutasu teenime täna oma seniste otsekuludega tasa. Rääkimata ajalisest faktorist, mis isegi on kõige väärtuslikum.”

 

Lahendus raamatupidajatele

Seil kirjeldab veel, et Envoice puhul on suurepärane pluss ka see, et programmi saab ise seadistada – importida kontoplaani, käibemaksukoode, tarnijaid, kulukohti jne. Arved on kohal kiiresti ning 10. kuupäeval saab hakata kohe raamatupidamist kontrollima, et kasumiaruanne detailselt kokku panna.

Kõik on käepärane ning kui Reval Auto soovis programmis väikest tuuningut, mõisteti neid poolelt sõnalt. Nimelt kiputi arveid kinnitama neisse süvenemata ja neile lisatud kommentaarid jäeti lugemata. Envoice lahendas parandusettepaneku ja enam ei pea arvele lisatud märkuste nägemiseks seda eelnevalt avama.

“Envoice’i puhul on kohe aru saada, et selle taga seisavad ka raamatupidajad, mitte ainult IT-poisid!” kiidab Seil.

Ainukese miinusena nendib ta, et tulevikus võiks Envoice’i aidata menetleda ka ettevõtte müügiarveid. Täna Reval Autos kasutusel oleva AutoMasteriga Envoice kahjuks ei ühildu.

 

Rahul on nii töötajad kui juhtkond

Paberarvete kokkuajamine kolmest piirkonnast oli Reval Auto jaoks väga aeganõudev protsess. Esiteks tuli info koguda, seejärel panna kronoloogiasse, mingi aeg riiulis hoiustada ja lõpuks ka arhiveerida. Kui keegi juhtus olema puhkusel, ootasid arved lauanurgal. Envoice võimaldab aga igale kasutajale määrata kinnitamise asendajaid ning hiljem on lihtne allkirjastajaid tuvastada. Samuti on kõigile asjaosalistele lihtsalt kättesaadavad nende poolt kinnitatud ostuarved ja esitatud kuluaruanded. Õigeaegselt koostatud aruanded hoiavad kokku töötajate aega ning annavad ka juhtkonnale võimaluse teha kiiremaid otsuseid.

„Klienditugi on sõbralik, süsteem lihtne ja soodne. Mina soovitan Envoice’i julgelt!” võtab Aune Seli oma kogemuse lühidalt kokku.