Amello suurimaks väljakutseks läbi aegade on olnud kasvava kliendibaasiga kaasneva tööjõuressursside ning sellega kaasneva sisestamise mahtude optimeerimine. Samuti oli probleemiks, kuidas hoiustada kasvuga suurenenud paberarhiivikarpe. „Kasvava kliendibaasi puhul tähendas see pidevalt ebapiisava riiulipinna probleemi,“ sõnas ettevõtte juhataja Helge Ollema.

Amello Raamatupidamisteenus pakub raamatupidamise teenust ajast, mil kõik käis alles paberil ning riiulid olid täidetud kaustadega. Sel aastal tähistab ettevõte 16 töötajaga oma 20 juubelit.

Ollemaa sõnul on nad rakendanud teenuse osutamisel oma protseduuride reeglid, arvestades võimalikku maksimaalset efektiivsust ja hinnates oma tegemisi ajakriitiliselt. Sama oluline on ettevõttes tagada töötajatele hea töökeskkond, olla peresõbralik tööandja ning olla rohelise mõtteviisi kandjad, olles nii paberivabad kui võimalik. Siiski on kontoris endiselt olemas värvilised kaustad, mis tänapäeval täidavad vaid sisekujundusliku elemendi rolli.

Digitaalne raamatupidamine

Enne Envoice kasutuselevõttu oli suur samm liikuda paberarvetelt edasi PDF ja e-arvetele.
„PDF kujul arvete kasutuselevõtuga loobusime küll paberist, kuid andmete sisestamise mahud jäi sarnaseks paberarvete sisse kandmisega. E-arvetele üleminek võtab küll aina hoogu juurde, kuid e-arveldustele üleminek sõltub suuresti klientide soovist ja ootusest seda teha,“ Rääkis Ollemaa.

Pärast paberarvetest loobumist otsiti jätkuvalt tehnilisi võimalusi, kuidas ka pdf kujul arveid oleks võimalik lihtsamalt raamatupidamistarkvarasse sisestada. Leiti ka viis, kuidas andmeid arvelt kopeerida väljade kaupa. Lahendus tegi küll sisestamise kiiremaks, kuid eeldas siiski inimese poolset andmeväljade ükshaaval täitmist. Sõltuvalt raamatupidamistarkvarast olid võimalused selleks erinevad. ”Kuna töötame erinevate raamatupidamistarkvaradega, siis meie jaoks oli oluline, et lahendus töötaks erinevate tarkvaradega, mida ka Envoice võimaldab“ peab Ollemaa oluliseks.

Tšekid kadusid klientide käes enne, kui need raamatupidamisbüroosse jõudsid

Kaasaegsete lahendustega kaasas käimine annab alati konkurentsieelise ja tänu Envoice kasutamisele muutusid pdf arved masinloetavateks. Täiendavalt lisandus võimalus edastada mobiilirakendusega kviitungeid ja tšekke. “Seni kippusid tšekid lihtsalt klientide käes enne kaduma, kui need raamatupidamisbüroosse üldse jõudsid,” tõi Ollemaa näite, milline oli olukord varem. Dokumendist mobiilirakendusega pilti tehes saavad kasutajad automaatselt edastada otse raamatupidamistarkvarasse, mis annab võimaluse teha tööd sõna otseses mõttes reaalajas ükskõik kust olenemata asukohast.

„Olulise eelisena tuleb välja tuua ka allkirjaringi võimalus, mille kasutamist meie kliendid hindavad väga mugavaks. Nendel ettevõtetel, millega oleme Envoice’le üle läinud on andmete sisestamise kulunud aeg oluliselt vähenenud ja tootlikkus samuti oluliselt paranenud,“ Mainis Ollemaa.

Seni on Amello üleminek Envoice’le on toimunud etappide kaupa ja eelkõige suuremate klientidega kuna mikroettevõtted, kellel pole kuludokumente, mida menetleda, võidavad vähem.
Läbirääkimistel uute suuremate klientidega näeme just tuleviku potentsiaali Envoice kasutusele võtmisel , kuna lahendus on tõesti võimas ja tagab iga kliendi puhul kindluse, et ajaressurss tänu Envoice kasutamisele võimaldab uut klienti teenindad ilma, et meeskonda ilmtingimata suurendama peaks.
Kõige olulisemaks Envoice funktsiooniks peavad Amello Raamatupidamisteenuste raamatupidajad Ostuarvete ja Kulude mooduleid.