Reval Auto eesmärk oli Envoice’iga paberimajandusest loobuda

Audi edasimüüja Eestis Reval Auto Esindused OÜ võttis Envoice’i digiteerimis- ja kuluhaldustarkvara kasutusele 2019. aasta alguses, olles eelnevalt esinduste kaupa mõned kuud lahendust testinud. Pearaamatupidaja Aune Seil nendib: „Eesmärk jõuda ostuarvetega paberivaba töötamiseni on tänaseks praktiliselt täitunud ning oluliselt on kiirenenud ja lihtsustunud ostuarvete ning kuluaruannete sisestamine ja tasumine, samuti kuuaruannete koostamine.”

„Paberarvetest vabanemine oli tõesti meie eesmärk number üks ning kui täna kellelgi paberit käes näeme, viibutame sõrme!”,

Reval Autos menetletakse ühes kuus 900 ostuarvet, mis teeb 50 arhiivikausta pabereid aastas. Põhjusteks uue süsteemi kasutusele võtmisel olid muidugi ka arvemajandusega seonduva kiirendamine läbi kinnitusringide ning arhiveerimise lihtsustamine.

Pearaamatupidaja Aune Seil lisas: „Arvete liigutamine kolme esinduse vahel polnud lihtne. Kui minu põhitöö pearaamatupidajana toimub Kuressaares, aga silma tuleb peal hoida ka Pärnu ja Tallinna esinduste tööl, oli keerukas igast arvest sellele nii-öelda otsa vaatamata aru saada. Lisaks on igal meie esindusel omad juhid, kes kinnitavad arveid ning Tallinna osakond jaguneb omakorda veel viieks allüksuseks. Arved võisid ringelda päevi, sest vahel ikka juhtus arve ununema kellegi lauale või e-postkasti. Kuu kokkuvõtte tegemine nihkus alatasa, kuid raamatupidamise eesmärk ettevõttes peaks ju olema kõik kulud ja tulud kiirelt ritta saada, et firma tegevust paremini analüüsida.”

Võrreldes erinevaid pakutud lahendusi, jäi suhteliselt kohe sõelale Envoice tänu oma selgusele, mugavusele, loogilisusele ja hinnastusele. „Suvel proovisin kaks nädalat demoversiooni ja tõdesin, et see on tõesti mugav. Kogu protsessi saime demos läbi teha kuni raamatupidamisprogrammini välja. Katsetasime ka teiste programme, mis aga osutusid meie jaoks liiga segadusseajavalt detailseteks või värvitoonid mõjusid ärritavalt. Visuaalne pool on samuti oluline, kuna selles keskkonnas hakkame edaspidi igapäevaselt tööle. Kahjuks mõnda ei saanud korralikult lähemalt uuridagi, rääkimata testimistest kuni raamatupidamise programmini välja. Vähetähtis polnud ka hind, sest kui ainuüksi ühe lahenduse peale pean ära maksma pool raamatupidaja palka, pole asi päris õige! Samas Envoice’i lahenduse kuutasu teenime täna oma seniste otsekuludega tasa, kulutades nüüd vähem paberile, arhiivikarpidele ja printeri kuludele, rääkimata ajalisest faktorist, mis isegi on kõige väärtuslikum.”

„Raamatupidamistarkvara peavad looma ka raamatupidajad, mitte ainult IT-poisid!”,

Aune Seil hindab kõrgelt Envoice’i võimekust pakkuda kahte varianti (detailsemat ja ülevaatlikumat) ning samuti kiirust, mis võimaldab uusi arveid praktiliselt kohe näha. Peale kinnitusi on dokumendid juba ka raamatupidamisprogrammis. Ta nendib, et tulevikus võiks Envoice aidata menetleda ka ettevõtte müügiarveid, kuid täna kahjuks Reval Autos kasutusel oleva AutoMasteriga ei ühilduta.

„Suurepärane pluss on just Envoice’i puhul ka see, et saan ise programmi seadistada – importida kontoplaani, käibemaksukoode, tarnijaid, kulukohti jne. Arved on kohal kiiresti ning 10. kuupäeval saan hakata kohe raamatupidamist kontrollima,et kasumiaruanne detailselt kokku panna,” kirjeldab Seil, lisades, et varem kippus ta aruandega päevi hilinema.

„See annab juhtkonnale võimaluse teha kiiremaid otsuseid ning hoida kokku töötajate aega. Paberarvete kokkuajamine kolmest piirkonnast oli väga aeganõudev – koguda, panna kronoloogiasse, hoida mingi aeg riiulis ja siis arhiveerida. Kui keegi juhtus olema puhkusel, ootas arve lauanurgal veel kauem. Envoice võimaldab igale kasutajale määrata kinnitamise asendajaid ning hiljem on lihtne allkirjastajaid tuvastada. Samuti on kõigile asjaosalistele lihtsalt kättesaadavad nende poolt kinnitatud ostuarved ja esitatud kuluaruanded.”,

Seil lisab, et Envoice’i puhul on kohe aru saada, et selle taga seisavad ka raamatupidajad, mitte ainult IT-poisid. „Kõik on käepärane ning kui oleme soovinud väikest tuuningut, mõistetakse meid poolelt sõnalt. Näiteks palusime võimalust arvele lisatud märkuste nägemiseks arvet avamata. Varem kiputi arveid kinnitama sellesse süvenemata ning minu jäetud kommentaari lugemata,” kiidab Seil. „Klienditugi on sõbralik, süsteem soodne ja lihtne. Mina soovitan Envoice’i julgelt!”

Reval Auto Esindused OÜ tegutseb 2009. aastast, kui ühendati Tallinna, Pärnu ja Kuressaare esindused. Ettevõttes töötab täna 86 inimest.