Äri- ja reklaamkingitusi pakkuv Stillabunt OÜ on tänu Envoice’le hoidnud kokku palju tööaega ja kiirendanud oma toimimise protsesse. Raamatupidaja Kadri Kõrgendi sõnul pole Stillabunti jaoks vähemoluline ka Envoice’i roheline mõtteviis ehk nende põhimõte suunata alati teatud osa kasumist puude istutamisse.

Ärimeenete turg on konkurentsitihe, mis paneb ettevõtte personali mõtlema alati sammuke ajast ettepoole

Ligi kuus aastat tagasi loodud Stillabunt soovib pakkuda klientidele midagi enamat kui ainult käegakatsutavat toodet. Kaheksaliikmelise meeskonna koostöö sujub väga hästi, kliendid kiidavad neid ning ettevõtte tööprotsessid on hästi läbi mõeldud. „Ärimeenete turg on konkurentsitihe, mis paneb ettevõtte personali mõtlema alati sammuke ajast ettepoole. Stillabunt on ajaga kaasaskäiv ja innovaatiline ettevõte. Kõige muu kõrvalt peame väga oluliseks keskkonnasäästlikkust,“ tutvustab Kõrgend.

Nii valiti ka majandustarkvara selle järgi, et oleks võimalik kogu ettevõtte kliendihaldust, raamatupidamist ja arhiivindust paberivabalt pidada. Ja kuigi paberkandjal tootekataloogid olid isegi konkurentide seas väga populaarsed, mõeldi sel aastal välja uus ja veelgi paindlikum lahendus ning loobuti paberkataloogidest, et metsadesse rohkem puid alles jääks.

Algselt oli Stillabuntis kaks ametikohta, kes lisaks teistele tööülesannetele tegelesid ostuarvete sisestamisega. Üks sisestas riigisiseseid arveid ja teine välishankijate kaubaarveid. Tänaseks on ostuarvete sisestamine täies ulatuses ostuspetsialisti tööüleasandeks. Juba ettevõtte asutamisel valiti raamatupidamisprogramm, mis võimaldaks pidada kinnitusringiga paberivaba raamatupidamist, ja otsustati Directo kasuks. Kõik paberkujul tulnud arved skänneeriti ning säilitati serverites, arved sisestati Directosse käsitsi ning arve PDF lisati manusena ostuarve kande juurde, pärast mida arve kinnitati.

Otsustasime protsesse otsustati muuta, et olla innovaatiline ja hoida aega kokku

Meil esineb sageli hooajatöid, mil teatud perioodil on kõik ettevõtte töötajad kui usinad töömesilased ning ka ostuspetsialistil napib aega ostuarvete sisestamiseks. Esines ka olukordi, kus kõik arved ei jõudnudki alati andmesisestajani,“ meenutab Kõrgend ja lisab, et kuna enamik arveid liigub ettevõttesse tänapäeval siiski veel PDF, pildifaili või koguni paberi kujul, siis oli vaja leida lihtsaim viis arvete digitaliseerimiseks. „Envoice´i ja Directo koostöö tundus selleks sobiv olevat. Samuti meeldib meile, et Envoice investeerib 3% kasumist puude istutamisse!“

Kõrgendi sõnul on Envoice´i kasutuselevõtt on aidanud oluliselt andmesisestusaega kokku hoida. Samuti on kindlustunne andmete säilimise osas, kuna ostuarvete failid on dubleeritult digitaalselt arhiveeritud. „Kui varasemalt suunasime kõik arved pigem ühele meiliaadressile või paberkujul ostuspetsialisti lauale, siis nüüd saab iga töötaja arved juba ise otse Envoice´i suunata. Ostuarved võtab vastu ja digiteerib Envoice. Arved suunatakse automaatselt majandustarkvarasse, kus toimub majasisene menetlemine. Kogu arvete töötlemise protsess on tänu Envoice’le kiirem ja lihtsam,“ kirjeldab ta.

Kasutaja seisukohal arvab Kõrgend, et kõige mugavam oleks, kui kogu töö saaks tulevikus ära teha ühes programmis ehk siis raamatupidamistarkvaras, et ei oleks vaja nii-öelda vahelülisid. Kuigi Envoice´i meeskond on alati väga abivalmis, arvab Kõrgend, et täna jääb vahel veel mõni võimalus maksimaalselt ära kasutamata puhtalt inimliku oskamatuse tõttu või ajanappusest probleemi sügavuti süübida. Suureks abiks oleks tema hinnangul Envoice´i mobiilirakenduse täiustamine, et nii tööl kui ka puhkehetkel oleks võimalik mugavalt ja kiiresti vajalikke muudatusi, seadistusi vms Envoice´i keskkonnas sisse viia. See võimaldaks omakorda, et majandustarkvarasse tuleksid andmed juba „puhtamalt“ ja olulisi muudatusi/parandusi tegemata üle.