Tänu Envoice’ile lahenesid Hausers’i segadused arvetega

Hausers asutati 2004. aastal. Tegu on keskkonnaga arvestava ja loodussäästliku ettevõttega, kus töötab ligi 30 oma ala tippspetsialisti, kelle eesmärk on pakkuda klientidele kvaliteetset, õigeaegset, paindlikku ja kliendi huve arvestatavat teenust. Projekte on aga ettevõttel 15 aasta jooksul olnud palju, mis raamatupidaja jaoks tähendas suurt tööd arhiivitud dokumentidega.

Paberikastide hoidmine kapis on suur ruumi raiskamine. Samuti oli dokumentide töötlemine ajamahuks – arved ja aktid vajasid printimist, viseerimist, sisestamist ja juhipoolset kinnitamist. „Oli tavaline, et projektijuhid saatsid arved selleks ettenähtud meilile või panid viseerituna „raamatupidaja sahtlisse”, kus need nädalateks raamatupidajat ootama jäid,” meenutab Reinsoo.

Raamatupidaja kogus kord nädalas arved kokku, printis välja ja sisestas. Seejärel viidi need tegevjuhi lauale kinnitamiseks ja viseerimiseks. Kõik toimus paberil ja võttis palju aega. Võis juhtuda, et samal päeval arved maksmisele ei jõudnud ning see tekitas olukorra, kus ettevõtte juhid maksid kiireid arveid vales summas või topelt. Olukord, kus igakuiselt käis raamatupidamisest läbi keskmiselt 450 kuluarvet, ei saanud jätkuda.

Miks valisime Envoice’i?

Arved jõuavad kiiremini süsteemi ja juhtkonnal on võimalik näha arveid, mida nad pangas kinnitavad, saades ka ülevaate, mis kulu mis projekti alla käib.

„Kõige olulisem oli kiirendada arvemenetluse protsessi ja samas hoida see läbipaistev. Samuti oli oluline, et andmeid saaks raamatupidamistarkvaraga lihtsalt vahetada, mida näiteks Envoice võimaldab.”

Hausers on Envoice’i kasutanud kaks aastat. Selle aja jooksul on ettevõtte sisemised tööprotsessid muutunud tunduvalt efektiivsemaks. Envoice’i kasutamisega on väga suures mahus vähenenud kulud paberile ja printeritarvikutele, samuti ei pea aega kulutama arvete ja aktide printimiseks. Kõik failid saab tõsta otse Envoice’i, mis on oluliselt kiirem kui paberarvetega toimetamine.

Kõige enam on Hausersis kasutuses Envoice’i ostuarvete moodul, mis võimaldab igal ajahetkel näha kõiki ettevõttele saabunud ostuarveid, lõpetamata ostuarveid ja omanikuta arveid. Vajaduse korral saab lisada kinnitusringe vastavalt ettevõttes kehtestatud kulude ja arvete kooskõlastamise reeglitele. Kahe aasta jooksul on Envoice tublisti edasi arenenud ja ka Hausers rakendab tarkvara igapäevaselt üha enam. Näiteks juurutame praegu protsessi, mis võimaldaks projektijuhil arved ise õigete kulukohtadega eelarvesüsteemist otse Envoice’i saata.

Miks valida oma raamatupidaja abiliseks Envoice?

Envoice aitab raamatupidajatel vabaneda andmete sisestamisest, kiirendab ettevõtte asjaajamist ning suurendab õigeaegselt tasutud arvete osakaalu. Lahendus koondab dokumentidega seotud tegevused ühte tarkvarasse ning aitab võtta arveid ja tšekke vastu erinevatest kanalitest. Kõiki dokumente, sh tšekke ning kulu- ja lähetusaruandeid saab paberivabalt menetleda ühes kohas. Ostu- ja müügiarved ning kuluaruanded on igal ajal pilvearhiivis mugavalt kättesaadavad.