2004. aastast tegutsenud Hausersis töötab ligi 30 oma ala tippspetsialisti, kelle eesmärgiks on pakkuda klientidele kvaliteetset, õigeaegset, paindlikku ja kliendi huve arvestatavat teenust, olles seejuures ka keskkonnaga arvestav ja loodussäästlik ettevõte. Projekte on aga ettevõttel 15 aasta jooksul olnud palju, mis raamatupidaja jaoks aga tähendas, et iga projektiga kaasnevad paberid peavad olema päeva lõpuks arhiveeritud.

Paberi kastide hoidmine kapis on suur ruumi raiskamine. Samuti oli dokumentide protsessimine ajakulukas, sest arved ja aktid tuli välja printida, viseerida, sisestada ja anda kinnitamiseks tegevjuhile. Oli tavaline, et projektijuhid saatsid arved selleks ettenähtud meilile või panid viseerituna „raamatupidaja sahtlisse””, kus need nädalaks raamatupidajat ootama jäid,” meenutab Reinsoo.

Raamatupidaja kogus kord nädalas arved kokku, printis välja, sisestas ja viis tegevjuhi lauale kinnitamiseks – kõik toimus paberil ja võttis palju aega. Võis juhtuda, et samal päeval arved maksmisele ei jõudnud ning see tekitas olukorra, kus ettevõtte juhid maksid kiireid arveid vales summas või topelt. Olukord, kus igakuiselt käis raamatupidamisest läbi keskmiselt 450 kuluarvet, ei saanud jätkuda.

Kaalukauss langes Envoice kasuks

„Kõige olulisem oli kiirendada arvemenetluse protsessi ja samas hoida see läbipaistev. Samuti oli oluline, et andmeid saaks raamatupidamistarkvaraga lihtsalt vahetada, mida näiteks Envoice võimaldab,“ räägib Reinsoo. Arved jõuavad kiiremini süsteemi ja juhtkonnal on võimalik näha arveid, mida nad pangas kinnitavad, saades ka ülevaate, mis kulu mis projekti alla käib.

Hausers on Envoice’i kasutanud juba kaks aastat, mille jooksul on ettevõtte sisemised tööprotsessid muutnud tunduvalt efektiivsemaks. Uue programmi kasutamisega on väga suures mahus vähenenud paberi ja printeri tarvikute kulud, samuti ei pea aega kulutama arvete ja aktide printimiseks. Kõik failid saab tõsta otse Envoice’i, mis on oluliselt vähem ajakulukam tegevus, kui paberkujul arvetega toimetamine.

Kõige enam on Hausersis kasutuses Envoice’i ostuarvete moodul, mis võimaldab igal ajahetkel näha kõiki ettevõttele saabunud ostuarveid, lõpetamata ostuarveid ja omanikuta arveid. Vajadusel saab lisada kinnitusringe, vastavalt ettevõttes kehtestatud kulude ja arvete kooskõlastamise reeglitele. Kahe aasta jooksul on Envoice tublisti edasi arenenud ja ka Hausers rakendab tarkvara igapäevaselt üha enam – hetkel on näiteks Hausersil käsil juurutamine, mis võimaldab projektijuhil arved ise õigete kulukohtadega otse eelarve süsteemist Envoice’i saata.

Miks valida oma raamatupidaja abiliseks Envoice?

Envoice aitab raamatupidajatel vabaneda andmete sisestamise protsessist aidates kiirendada ettevõtte asjaajamist ning suurendada õigeaegselt makstud arvete osakaalu. Lahendus koondab dokumentidega seotud tegevused ühte tarkvarasse ja aitab vastu võtta arved ning tšekke erinevatest kanalitest. Kõiki dokumentide saab paberivabalt menetleda ühes kohas, seal hulgas tšekke ning kulu- ja lähetusaruanded. Saadetud ja vastuvõetud arved ning kuluaruanded on igal ajal pilvearhiivis mugavalt kättesaadavad.