Envoice muudab Klaar.me raamatupidamise paberivabaks
„Mõtleme Envoice'ist nagu usinast raamatupidaja abilisest. Envoice'iga ei pea meie töötajad tegema tüütut andmesisestustööd, vaid võivad keskenduda sisukamatele ülesannetele. Envoice tuleb sellega toime kiiremini kui ükski inimene suudaks.”
VALDKOND
Raamatupidamine
Klaar.me on uue põlvkonna raamatupidamisbüroo, mis teeb numbrite sisestamisest enamat. Nende jaoks pole paberivaba raamatupidamine midagi uut – kogu nende töö on 100% elektrooniline ning andmeid pole vaja kunagi kaks korda sisestada. Peale klientide raamatupidamisarvestuse eest hoolitsemise osalevad nad ka finantsjuhtimises, aidates klientidel leida parimaid lahendusi protsesside võimalikult sujuvaks korraldamiseks. Küsisime tegevjuht Kairit Kasepuult ja asutaja/operatiivjuht Liis Laanesaarelt, kes on mõlemad vandeaudiitorid, kuidas Envoice aitab Klaar.me’l tõhusamalt töötada.
Sellest, miks kaks vandeaudiitorit raamatupidamisbürood peavad, võiks kirjutada terve artikli, kuid lühidalt leidsid nad audiitoritena töötades, et raamatupidamisvaldkonnas on palju võimalusi oma kogemustega panustada. Nüüdseks on nad sellega tegelenud juba seitse aastat!
Klaar.me klientide arv on üle 200, aga selles intervjuus käsitleme peamiselt nende koostööd ettevõttega TextMagic. TextMagic on rahvusvaheline ettevõte, mis pakub ettevõtetele mugavaid tarkvaralahendusi klientidega SMS-i teel suhtlemiseks, näiteks märguannete, teadete, meeldetuletuste ja pakkumiste saatmiseks. Eestis asuva peakorteriga ettevõtte tiim on globaalne ning põhiturgudeks on suured ingliskeelsed riigid, näiteks USA, ÜK, Kanada ja Austraalia. Sellest tulenevalt on sujuvaks tegutsemiseks paberivaba raamatupidamine võtmetähtsusega.
Alustame algusest. Hiljuti aitasite TextMagicul IPO läbida, mis kõlab huvitava väljakutsena. Kuidas teie koostöö TextMagicuga alguse sai?
TextMagicu tegevjuht Priit Vaikmaa võttis meiega ühendust ja ütles, et ettevõte vajab raha kaasamiseks finantspartnerit. Kaks peamist eesmärki oli 1) kaasata raha uue toote turuletoomiseks ja 2) pakkuda töötajatele aktsiaoptsioone, et suurendada enda atraktiivsust tööandjana. IPO-ga olid mõlemad eesmärgid saavutatavad. Õnneks kaasati meid IPO ettevalmistamisse varakult, mis muutis kogu protsessi lihtsamaks. Keerulistesse üksikasjadesse süvenemata – vaatasime ettevõtte raamatupidamise üle, tegime ettepanekuid ülemineku sujuvuse ja läbipaistvuse suurendamiseks, juurutasime grupi aruandlussüsteemi, koostasime IFRS-ile vastava pro forma aruande, kaardistasime KPI-d, eelarvestasime töötajate optsiooniprogrammi ja konsolideerisime grupi tulemused. Koostöös välisaudiitoritega analüüsisime TextMagicu tegevusriikide raamatupidamiseeskirjade erinevusi ja koostasime IFRS-ile vastava grupi aruande. Koostöös sõltumatute maksuekspertidega analüüsisime grupi maksustruktuuri ja koostasime esmapakkumise hinnastamise põhjenduse, võttes arvesse grupi uut struktuuri. Selle suure ülesandega tegeles mitu meie tiimi liiget.
Praegu pakume TextMagicule kõikvõimalikke teenuseid raamatupidamisest maksuarvestuse, konsolideerimisnõu ja konsultatsioonideni mitmesugustel teemadel. Muu hulgas struktureerimisotsuste finantsmõju, optsiooniarvestus, konsolideerimine ja grupi raamatupidamiskorraldus, IFRS ning üldise raamatupidamisprotsessi täpsemaks, kiiremaks ja tõhusamaks muutmine.
Teame, et kasutate TextMagicuga koostöö tõhustamiseks Envoice’i. Kuidas te Envoice’i liidestasite?
Kasutame kõigi klientidega Envoice’i liidestamiseks omaloodud standardprotsessi. Algse raamatupidamisandmete sünkroonimise järel valmistasime automaatsisestuseks ette kõik kliendispetsiifilised andmed – kulukategooriad, kinnitusringid ja tarnijapõhised reeglid. TextMagicu jaoks on Envoice’i väärtuslikeimaks eeliseks ostuarvete automaatne lugemine ja sisestamine. Tarkvara loeb igalt arvelt kõik vajalikud andmed – numbri, kuupäeva, summa, käibemaksumära jne – ning sisestab need, säästes käsitsisisestusega võrreldes aega ja vaeva. Vahel räägime Envoice’ist nagu kolleegist – raamatupidaja usinast assistendist.
Miks valisite Envoice’i ja kas kaalusite ka teisi lahendusi?
Kuna kasutasime juba Envoice’i paljude teiste klientidega, ei kaalunudki me alternatiivseid tarkvaralahendusi. Küll aga vaatasime teisi lahendusi algselt partnerit valides. Uurisime kõigi teenuseosutajate tausta ja nii jõudsimegi Envoice’ini. Tänaseks oleme Envoice’iga ülimalt rahul ega mõtlegi nende väljavahetamiseni. Hiljuti kompasime siiski uuesti turgu ja leidsime, et Envoice vastab endiselt kõige paremini meie vajadustele.
Mainisite, et kasutate Envoice’i ka teiste klientidega?
Jah, kasutame küll. Envoice on osa meie standardpaketist, et kõik kliendid saaksid osa kiirema paberivaba raamatupidamise hüvedest. Muidugi on ka erandeid. Kui klient on üheainsa töötajaga mikroettevõte, mis esitab kuus 5 arvet, siis pole Envoice’i kasutamisel mõtet. Envoice õigustab ennast ettevõtetes, kus on vajalik iganädalane raamatupidamistöö, mistõttu üliväikestele ettevõtetele pole seda tavaliselt vaja. Kõigil teistel ettevõtetel on meie hinnangul siiski Envoice’ist ainult võita.
„Mõtleme Envoice’ist nagu raamatupidaja abilisest. Envoice vabastab meie töötajad andmesisestusest ja muudest tüütutest ülesannetest ning teeb kõike seda inimesest palju kiiremini.”,
Kui kaua Envoice’i liidestamine ja juurutamine uue kliendi raamatupidamises tavaliselt võtab?
Iga klient on erinev ja töö maht sõltub paljudest asjadest – liidestamisprotsess on 30-astmeline. TextMagicu puhul läks aega mitu tööpäeva, aga TextMagicu grupis on kolm eraldi ettevõtet, mis kasutavad kahte erinevat raamatupidamistarkvara, mistõttu see oli üks meie ajamahukamaid juurutusi. Tavaliselt läheb see kiiremini – väikeettevõtetes tavaliselt kuni nelja tunniga.
Kliendi jaoks muutub elu palju lihtsamaks. Edaspidi piisab neil arvemeilide edasisuunamisest ja kviitungite pildistamisest Envoice’i rakendusega. Tavaliselt on see palju lihtsam kui dokumentide eri postkastidest kokkukogumine ning tšekkide ja kviitungite kogumine ja kord kuus raamatupidajale viimine. Vahel võivad kviitungid kaotsi minna ja nii tuleb rohkem makse maksta. Paberivaba raamatupidamine on palju mugavam ja kõigi jaoks kiirem.
Kuidas Envoice’iga säästetud aja väärtust mõõta?
See sõltub kliendist ja konkreetseid arve ei saa me anda. Loomulikult hoiame paberivaba aruandlusega kokku printeripaberilt, aga see säästab ka meie töötajate aega, kes ei pea nägema vaeva andmete sisestamise ja ülekontrollimisega jne. Kõige paremini töötab see klientidega, kellel on palju sarnaseid arveid, sest nii saab kogu protsessi täielikult automatiseerida.
Mõtleme Envoice’ist nagu raamatupidaja abilisest. Envoice’iga ei pea meie töötajad tegema tüütut andmesisestustööd, vaid võivad keskenduda sisukamatele ülesannetele. Envoice tuleb sellega toime kiiremini kui ükski inimene suudaks.
Mis on teie jaoks Envoice’i lemmikfunktsioonid?
Meie lemmikfunktsioonid on automaatne kirjendamine ja kinnitamine. Kui kõik on seadistatud, siis edasine toimub nagu iseenesest. Näiteks juhul kui ettevõttele laekub igakuiselt rendiarve, siis kinnitatakse see automaatselt ning keegi ei pea igakuiselt seda arvet sisestama ja kinnitama.
Kas Envoice’iga on olnud ka raskusi?
Jah, aga põhjuseks pole olnud Envoice’i puudused, vaid mõttemustrite jäikus. Vahel on raske asju muuta. Aastate eest töötasid raamatupidajad ainult paberitega. Siis muutus raamatupidamine arvutipõhiseks ja paberivabaks. Envoice esindab uut täisautomaatset töövoogu, mis tähendab, et sageli ei näegi raamatupidajad enam arveid. Samas võib tunduda veider saata pangale maksekorraldusi arvete eest, mida pole näinudki. Õnneks võimaldab Envoice reeglite seadistamist. Näide: kui igakuine rendiarve on ligikaudu 50 eurot, siis võite seadistada reegli, et kuni 55-eurone arve kinnitatakse automaatselt. Kui arve summa ületab 55 eurot, siis saadetakse see kinnitamiseks raamatupidajale.
Meie jaoks pole see enam eriline probleem, sest meie tiimis teavad kõik, kui tähtis on teha tööd mõistlikult ja korrektselt. Andmesisestusspetsialiste meil ei tööta. Eelkõige peame enda ülesandeks näidata klientidele nende üldist finantsolukorda ja anda asjakohast nõu.
Liis Laanesaar, Klaar.me, tegevjuht/äriarendusjuht